Deel kleinere kinderopvangorganisaties worstelt nog met verplichte administratie

De meeste Nederlandse kinderopvangorganisaties hebben hun financiële administratie goed op orde, maar kleinere organisaties hebben soms moeite om te voldoen aan nieuwe wettelijke vereisten om maandelijks gegevens te verstrekken aan de Belastingdienst. Dat blijkt uit onderzoek dat Regioplan recent uitvoerde in opdracht van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW). Een goede informatievoorziening en gespecialiseerde software kunnen helpen om de maandelijkse gegevensaanlevering te verbeteren, vertelt onderzoeker Rosanne Schaap.

Sinds 1 januari 2022 zijn kinderopvangorganisaties wettelijk verplicht om maandelijks gegevens over de kinderopvang aan te leveren bij de afdeling Toeslagen van de Belastingdienst. Doel van deze regeling is vooral om te voorkomen dat ouders onbedoeld fouten maken en een eventueel onterecht ontvangen toeslag moeten terugbetalen.

Hoe staat het ervoor?

Maar: in hoeverre hebben kinderopvangorganisaties hun financiële administratie en hun bedrijfsvoering op orde? Welke knelpunten ondervinden ze? En: hoe kunnen kinderopvangorganisaties beter ondersteund worden bij het uitvoeren van de financiële administratie? In opdracht van het ministerie van SZW deed Regioplan onlangs onderzoek naar deze en andere vragen, vertelt onderzoeker Rosanne Schaap. “We zijn eerst gaan praten met sleutelfiguren – bij het ministerie, bij de Belastingdienst en bij verschillende brancheorganisaties – om uit te vinden welke knelpunten zij zoal zien, als startpunt voor de rest van het onderzoek.”

“Vervolgens hebben we een enquête gehouden onder kinderopvangorganisaties over de huidige staat van de financiële administratie en bedrijfsvoering en hun ervaringen met het uitvoeren van de financiële administratie. Ook hebben we tien kinderopvangorganisaties nader onderzocht in een casestudy. Verder hebben we in kaart gebracht welke softwarepakketten er zoal in de markt beschikbaar zijn, waarbij we onderscheid hebben gemaakt tussen softwarepakketten die specifiek zijn ontwikkeld voor de kinderopvang en algemeen boekhoudkundige softwarepakketten.”

“Ook hebben we gekeken naar Initiatieven binnen en buiten de kinderopvangsector waar kinderopvangorganisaties gebruik van kunnen maken ter ondersteuning van de financiële administratie. Ten slotte hebben we een zogenoemde inzichtensessie georganiseerd met verschillende partijen in de sector. Wat betekenen de gevonden resultaten? En: wat zouden goede verbeterinitiatieven zijn?”

Goed op orde

Een belangrijke conclusie van het onderzoek is dat de meeste kinderopvangorganisaties hun financiële administratie vrij goed op orde hebben, schetst Rosanne. “Bij de meeste organisaties loopt het eigenlijk gewoon goed. Zeker naarmate organisaties wat groter zijn, hebben ze vaker softwarepakketten aangeschaft die hen helpen bij het bijhouden van de administratie. De meer gespecialiseerde softwarepakketten bevatten bovendien vaak een automatische koppeling met de systemen van de Belastingdienst, wat de kans op fouten vermindert. Ook hebben grotere organisaties vaker één of meerdere financieel medewerkers in dienst.”

Grotere kans op fouten

Kleinere organisaties doen hun administratie dan weer vaker handmatig in een tool als Excel, vervolgt Rosanne. “Dat vergroot de kans op fouten. Bovendien hebben kleinere organisaties vaak geen financieel medewerker in dienst. Dan doet bijvoorbeeld de directeur of een leidinggevende de administratie zelf, terwijl ze zich ook bezighouden met de zorg en opvang van kinderen. Ook dat zorgt voor een grotere kans op fouten.”

De kinderopvangorganisaties die naar eigen zeggen moeite hebben met de maandelijkse aanlevering, geven een gebrek aan tijd als belangrijke reden hiervoor, vervolgt Rosanne. “Soms ontbreken de gegevens van de ouders. En sommige kinderopvangorganisaties geven aan dat de uitvoering van de financiële administratie simpelweg geen prioriteit heeft.”

Centraal informatiepunt

Het brengt de onderzoekers tot een aantal aanbevelingen om de maandelijkse gegevenslevering verder te verbeteren. Eén aanbeveling is om alle actuele informatie rond verplichte administraties op één centrale plek beschikbaar te stellen, vertelt Rosanne. “Er is al veel informatie beschikbaar voor kinderopvangorganisaties, alleen is die nu nog vaak versnipperd. Een centraal informatiepunt zou wat dat betreft een uitkomst zijn.”

“In het verlengde daarvan raden we het ministerie aan om te investeren in een e-learningmodule over de uitvoering van de regelgeving rond de financiële administratie. In algemene zin raden we aan om de beschikbare hulpmiddelen en informatie zo eenvoudig mogelijk te houden.”

Softwaregebruik stimuleren

Het gebruik van software helpt verder – zo blijkt uit het onderzoek – enorm om de maandelijkse gegevensaanlevering te stroomlijnen, vertelt Rosanne. “De overheid zou er daarom bijvoorbeeld voor kunnen kiezen om het gebruik van software te stimuleren. Nader onderzoek is nodig om te bepalen wat de beste optie is.”

Meer weten?

Lees dan het eindrapport en bekijk de infographic. Of neem contact op met Rosanne.