Professionalisering financiële administratie kinderopvang

Kinderopvangorganisaties zijn sinds 1 januari 2022 verplicht om maandelijks gegevens over de opvang van kinderen aan te leveren bij Toeslagen. Ook is er een stelselwijziging aangekondigd waarbij de financiering in de toekomst rechtstreeks bij kinderopvangorganisaties terechtkomt. In verband met beide ontwikkelingen hebben wij onderzocht wat de huidige staat van de kinderopvangsector is op het gebied van bedrijfsvoering en financiële administratie en welke mogelijkheden er zijn voor verbetering.

Per 1 januari 2022 zijn kinderopvangorganisaties verplicht om maandelijks gegevens over de opvang van kinderen aan te leveren bij de afdeling Toeslagen van de Belastingdienst. Doel van deze regeling is om te voorkomen dat ouders onbedoeld fouten maken en eventueel onterecht ontvangen toeslagen moeten terugbetalen. In het coalitieakkoord van kabinet-Rutte IV is ook een stelselwijziging aangekondigd, waarbij de financiering in de toekomst rechtstreeks bij kinderopvangorganisaties terechtkomt. In verband met beide ontwikkelingen heeft het ministerie van SZW meer behoefte aan inzicht in de huidige staat van de kinderopvangsector op het gebied van bedrijfsvoering en financiële administratie en welke mogelijkheden er zijn voor verbetering.

Wij hebben voor dit onderzoek gekeken naar de manier waarop kinderopvangorganisaties de financiële administratie uitvoeren en hoe zij de maandelijkse gegevenslevering uitvoeren en beoordelen. Ook hebben we in kaart gebracht van welke softwarepakketten kinderopvangorganisaties gebruik maken, waarin we onderscheid maken tussen een softwarepakket dat specifiek is ontwikkeld voor de kinderopvang en een algemeen boekhoudkundig softwarepakket. Ten slotte zijn initiatieven ter ondersteuning voor de uitvoering van de financiële administratie binnen en buiten de kinderopvang geïnventariseerd, en welke ondersteuningsbehoeften kinderopvangorganisaties hebben.

Conclusies

Het overgrote deel van de kinderopvangorganisaties is in staat om de bedrijfsvoering en financiële administratie op een goede manier uit te voeren. Met name grotere organisaties, die vaker een softwarepakket hebben aangeschaft voor de uitvoering van de financiële administratie. De meer gespecialiseerde softwarepakketten bevatten vaak een automatische koppeling met de systemen van de Belastingdienst, wat de kans op fouten vermindert. Ook hebben grotere organisaties vaker één of meerdere financieel medewerkers in dienst. Kinderopvangorganisaties die knelpunten ervaren in het uitvoeren van de financiële administratie zijn met name kleinere kinderopvangorganisaties, zonder een softwaresysteem en/of zonder financieel-administratief medewerker in dienst. In kleinere organisaties wordt de financiële administratie vaker door een directeur of leidinggevende uitgevoerd, die zich ook bezighouden met de zorg en opvang van kinderen. Kinderopvangorganisaties met deze mate van professionalisering hebben ook vaker moeite met de maandelijkse gegevenslevering, door een gebrek aan tijd of omdat het geen prioriteit heeft.

Aanbevelingen en beleidsopties

Uit het onderzoek komen de volgende aanbevelingen naar voren om kinderopvangorganisaties te ondersteunen:
• creëer één centrale plek waar alle actuele informatie rond verplichte administraties overzichtelijk te vinden is;
• ontwikkel een e-learning over de regelgeving rond de financiële administratie;
• maak de beschikbare hulpmiddelen en informatie zo eenvoudig mogelijk;
• ondersteun kinderopvangorganisaties bij het opvragen van de benodigde gegevens van ouders;
• faciliteer kinderopvangorganisaties om van elkaar te leren.

Uit het onderzoek blijkt dat het gebruik van een softwarepakket ondersteuning kan bieden aan kinderopvangorganisaties voor de uitvoering van de financiële administratie. De volgende beleidsopties ter bevordering van het softwaregebruik in de sector kunnen verkend worden:
• een subsidie voor het gebruik van een softwarepakket;
• het verplichtstellen van het gebruik van een softwarepakket;
• het ontwikkelen van een basistool voor het bijhouden van de verplichte administraties.